Job Openings

Villa Aurora & Thomas Mann House (VATMH) Los Angeles is a non-profit organization in Pacific Palisades. Villa Aurora is an artists residence located in the former home of exiled author Lion Feuchtwanger. The Thomas Mann House is a residence for scholars addressing fundamental issues in politics, society, and culture. The organization promotes intercultural exchange through a variety of interdisciplinary programs and is primarily funded by the German Federal Foreign Office.

Wanted: FULL TIME ADMINISTRATOR

Villa Aurora & Thomas Mann House Los Angeles is looking for a

FULL TIME ADMINISTRATOR

(starting Feb 16th, 2020)

Responsibilities

  • General Administration
  • Accounting, including monthly bank reconciliation, year-end financial statements, tax preparation, and reports on expenditure of funds for the VATMH’s Berlin headquarters, the Federal Foreign Office, and other program partners
  • Budget planning
  • Payment and cash management
  • Preparation of contracts
  • Office organization
  • Assistance with management and maintenance of the two properties
  • Assistance with preparing and executing events
  • Administrative support for Villa Aurora residencies and Thomas Mann House fellowships

Requirements

  • Valid work permit for the USA
  • Native level command of English and German
  • Proficiency in MS-Office Software (especially Excel)
  • Excellent organizational skills
  • Proficiency in Quickbooks a plus
  • Knowledge of procurement directives and financial reporting requirements of Villa Aurora & Thomas Mann House and the German Federal Foreign Office or willingness to acquire this knowledge

Compensation

Salary commensurate with experience in accordance with the compensation table for the Goethe-Institut in the United States. Compensation includes a contribution to employee’s health insurance policy and an Individual Retirement Account.

To apply please email the following documents to claudia.gordon@vatmh.org by January 15, 2020:

  • 1 page cover letter
  • CV
  • 2-3 references

Stellenausschreibung: OFFICE MANAGER*IN (m w d)

Wir suchen ab sofort am Standort Berlin ein*e

OFFICE MANAGER*IN (m w d)

(20 Wochenstunden)

IHRE AUFGABEN

  • Selbständige Organisation des Bürobetriebes von der Ablage bis zur Materialbeschaffung
  • Postbearbeitung und Koordinationsaufgaben
  • Telefonverkehr betreuen, mündliche und schriftliche Auskünfte erteilen
  • Vorbereitung von Sitzungen, Besprechungen, Dienstreisen und Veranstaltungen
  • Protokolle erstellen
  • Pflege der Adressdatenbank
  • Flugbuchungen und Reisekostenabrechnungen
  • Unterstützung des Teams bei anfallenden Aufgaben in der Programmgestaltung
  • Betreuung der Gäste

DIE ANFORDERUNGEN

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  • Mehrjährige Berufserfahrung in der Büroorganisation wünschenswert, vorzugsweise in einem Kulturbetrieb
  • Organisationstalent mit einer überzeugenden, effizienten und strukturierten Arbeits- und Kommunikationsweise
  • Ausgeprägte Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Loyalität
  • Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse
  • Sicherer Umgang mit Microsoft Office Programmen und professionellem Schriftverkehr

Wir bieten eine anspruchsvolle und vielseitige Tätigkeit auf der Basis von 20 Wochenstunden/E 8 TVöD-Bund-Ost in einem kleinen, effizienten Team am schönsten Platz von Berlin.

Bitte senden Sie Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen ausschließlich per E-Mail bis zum 20. Januar 2020 an: Mirko.Lux@vatmh.org

Stellenausschreibung: REFERENT*IN FINANZEN UND VERWALTUNG (m w d)

Wir suchen zum 01. März 2020 am Standort Berlin eine*n

REFERENT*IN FINANZEN UND VERWALTUNG (m w d)

(30 Wochenstunden)

DIE AUFGABEN

  • Unterstützung des Geschäftsführenden Vorstandsmitglieds bei der Erstellung der Haushaltspläne für die ZuwendungsgeberInnen
  • Buchhaltung und Zahlungsmanagement für den Standort Berlin sowie Controlling inkl. eigen-ständiger Liquiditätsplanung für die Standorte Los Angeles und Berlin
  • AnsprechpartnerIn für die ZuwendungsgeberInnen in allen Fragen der Finanzen und Verwaltung
  • Zahlenmäßige und qualitative Erfolgskontrolle, Verfassen regelmäßiger Zielerreichungsberichte,
    selbständige Erstellung von zahlenmäßigen und inhaltlichen Verwendungsnachweisen
  • Erstellen Jahresabschlüssen in Zusammenarbeit mit der Steuerberatung
  • Vorbereitung von Kooperations- und Förderverträgen
  • Personalverwaltung (ohne Entgeltabrechnungen)
  • Aufbereitung von Arbeitsunterlagen und Sitzungsvorlagen

DIE ANFORDERUNGEN

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten
  • Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Rechnungswesen und Controlling sowie in der
    Verwaltung öffentlicher Mittel
  • Sehr gute Kenntnisse des Haushalts-, Zuwendungs- und Vergaberechts sowie des Gemeinnützigkeitsrechts
  • Ausgewiesenes Zahlenverständnis und analytisches Denkvermögen
  • Organisationstalent mit einer überzeugenden, effizienten und strukturierten Arbeits- und Kommunikationsweise
  • Ausgeprägte Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Loyalität
  • Verhandlungssicheres Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse
  • Sicherer Umgang mit MS-Office, Lexware oder Datev

Wir bieten eine anspruchsvolle und vielseitige Tätigkeit auf der Basis von 30 Wochenstunden/E 12 TVöD-Bund-Ost in einem kleinen, effizienten Team am schönsten Platz von Berlin.

Bitte senden Sie Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen ausschließlich per E-Mail bis zum 8. Januar 2020 an: Mirko.Lux@vatmh.org

Download der Stellenanzeige als PDF: VATMH_Stellenausschreibung_Leitung_Finanzen_Verwaltung.pdf