Stellenausschreibungen

Der Villa Aurora & Thomas Mann House e. V. fördert mit der Künstlerresidenz Villa Aurora und dem Thomas Mann House als Residenz für Intellektuelle aus allen Bereichen der deutschen Gesellschaft den deutsch-amerikanischen Kulturaustausch. Er unterstützt und organisiert an den beiden Standorten Los Angeles und Berlin sowohl Lesungen, Konzerte, Ausstellungen, Filmpräsentationen und Performances als auch Diskursprogramme zu aktuellen gesellschaftsrelevanten Themen.

Nachfolgend informieren wir Sie über die derzeit vakanten Stellen.

Wanted: FULL TIME ADMINISTRATOR

Villa Aurora & Thomas Mann House Los Angeles is looking for a

FULL TIME ADMINISTRATOR

(starting Feb 16th, 2020)

Responsibilities

  • General Administration
  • Accounting, including monthly bank reconciliation, year-end financial statements, tax preparation, and reports on expenditure of funds for the VATMH’s Berlin headquarters, the Federal Foreign Office, and other program partners
  • Budget planning
  • Payment and cash management
  • Preparation of contracts
  • Office organization
  • Assistance with management and maintenance of the two properties
  • Assistance with preparing and executing events
  • Administrative support for Villa Aurora residencies and Thomas Mann House fellowships

Requirements

  • Valid work permit for the USA
  • Native level command of English and German
  • Proficiency in MS-Office Software (especially Excel)
  • Excellent organizational skills
  • Proficiency in Quickbooks a plus
  • Knowledge of procurement directives and financial reporting requirements of Villa Aurora & Thomas Mann House and the German Federal Foreign Office or willingness to acquire this knowledge

Compensation

Salary commensurate with experience in accordance with the compensation table for the Goethe-Institut in the United States. Compensation includes a contribution to employee’s health insurance policy and an Individual Retirement Account.

To apply please email the following documents to claudia.gordon@vatmh.org by January 15, 2020:

  • 1 page cover letter
  • CV
  • 2-3 references

Stellenausschreibung: OFFICE MANAGER*IN (m w d)

Wir suchen ab sofort am Standort Berlin ein*e

OFFICE MANAGER*IN (m w d)

(20 Wochenstunden)

IHRE AUFGABEN

  • Selbständige Organisation des Bürobetriebes von der Ablage bis zur Materialbeschaffung
  • Postbearbeitung und Koordinationsaufgaben
  • Telefonverkehr betreuen, mündliche und schriftliche Auskünfte erteilen
  • Vorbereitung von Sitzungen, Besprechungen, Dienstreisen und Veranstaltungen
  • Protokolle erstellen
  • Pflege der Adressdatenbank
  • Flugbuchungen und Reisekostenabrechnungen
  • Unterstützung des Teams bei anfallenden Aufgaben in der Programmgestaltung
  • Betreuung der Gäste

DIE ANFORDERUNGEN

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  • Mehrjährige Berufserfahrung in der Büroorganisation wünschenswert, vorzugsweise in einem Kulturbetrieb
  • Organisationstalent mit einer überzeugenden, effizienten und strukturierten Arbeits- und Kommunikationsweise
  • Ausgeprägte Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Loyalität
  • Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse
  • Sicherer Umgang mit Microsoft Office Programmen und professionellem Schriftverkehr

Wir bieten eine anspruchsvolle und vielseitige Tätigkeit auf der Basis von 20 Wochenstunden/E 8 TVöD-Bund-Ost in einem kleinen, effizienten Team am schönsten Platz von Berlin.

Bitte senden Sie Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen ausschließlich per E-Mail bis zum 20. Januar 2020 an: Mirko.Lux@vatmh.org

Stellenausschreibung: REFERENT*IN FINANZEN UND VERWALTUNG (m w d)

Wir suchen zum 01. März 2020 am Standort Berlin eine*n

REFERENT*IN FINANZEN UND VERWALTUNG (m w d)

(30 Wochenstunden)

DIE AUFGABEN

  • Unterstützung des Geschäftsführenden Vorstandsmitglieds bei der Erstellung der Haushaltspläne für die ZuwendungsgeberInnen
  • Buchhaltung und Zahlungsmanagement für den Standort Berlin sowie Controlling inkl. eigen-ständiger Liquiditätsplanung für die Standorte Los Angeles und Berlin
  • AnsprechpartnerIn für die ZuwendungsgeberInnen in allen Fragen der Finanzen und Verwaltung
  • Zahlenmäßige und qualitative Erfolgskontrolle, Verfassen regelmäßiger Zielerreichungsberichte,
    selbständige Erstellung von zahlenmäßigen und inhaltlichen Verwendungsnachweisen
  • Erstellen Jahresabschlüssen in Zusammenarbeit mit der Steuerberatung
  • Vorbereitung von Kooperations- und Förderverträgen
  • Personalverwaltung (ohne Entgeltabrechnungen)
  • Aufbereitung von Arbeitsunterlagen und Sitzungsvorlagen

DIE ANFORDERUNGEN

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten
  • Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Rechnungswesen und Controlling sowie in der
    Verwaltung öffentlicher Mittel
  • Sehr gute Kenntnisse des Haushalts-, Zuwendungs- und Vergaberechts sowie des Gemeinnützigkeitsrechts
  • Ausgewiesenes Zahlenverständnis und analytisches Denkvermögen
  • Organisationstalent mit einer überzeugenden, effizienten und strukturierten Arbeits- und Kommunikationsweise
  • Ausgeprägte Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Loyalität
  • Verhandlungssicheres Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse
  • Sicherer Umgang mit MS-Office, Lexware oder Datev

Wir bieten eine anspruchsvolle und vielseitige Tätigkeit auf der Basis von 30 Wochenstunden/E 12 TVöD-Bund-Ost in einem kleinen, effizienten Team am schönsten Platz von Berlin.

Bitte senden Sie Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen ausschließlich per E-Mail bis zum 8. Januar 2020 an: Mirko.Lux@vatmh.org

Download der Stellenanzeige als PDF: VATMH_Stellenausschreibung_Leitung_Finanzen_Verwaltung.pdf